In den Rechnungen können Sie alle Ihre geschriebenen Rechnungen verwalten. Sie können vorhandene Rechnungen bearbeiten oder auch neue Rechnungen anlegen.
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| Version Texte & Bilder: | v0.79 | |
| Anmerkung: | Je nach Ihrer Paketwahl sind manche Funktionen nicht verfügbar! |
Rechnungen Übersicht
Die Rechnungsübersicht in JooWI Online enthält einige Sonderfunktionen, welche nicht unter Hilfe -> Erste Schritte -> Die Übersichten beschrieben sind.
Dazu zählt u.a. die Stornieren Funktion direkt in der Liste. Vom Ablauf her ist diese Funktion ähnlich der Bezahlt-Funktion. Ein Klick auf den grauen runden Kreis storniert die Rechnung.
Anders als bei der Bezahlt-Funktion, kann hier der Status aber nicht mehr rückgängig gemacht werden.
Bitte beachten Sie auch, dass eine vorhandene Buchung bei einer Stornierung entfernt wird!
Funktionen:
- Neu
Hier können Sie eine neue Rechnung anlegen - Kopieren
Sofern Sie zuvor eine oder mehrere Rechnungen auswählen, können Sie diese hier kopieren - Bearbeiten
Sofern Sie zuvor eine Rechnung auswählen, können Sie sie hier bearbeiten - Bezahlen
Sofern Sie zuvor eine oder mehrere Rechnungen auswählen, können Sie diese hier zubuchen bzw. als bezahlt setzen.
Bitte beachten Sie, dass beim Wechsel offen -> bezahlt die entsprechenden Buchungen NUR dann als gebucht gesetzt werden, wenn diese nicht bereits gebucht sind! - Offen
Sofern Sie zuvor eine oder mehrere Rechnungen auswählen, können Sie diese hier auf offen setzen.
Bitte beachten Sie, dass beim Wechsel offen -> bezahlt die entsprechenden Buchungen NUR dann als gebucht gesetzt werden, wenn diese nicht bereits gebucht sind! - Entfernen
Sofern Sie zuvor eine oder mehrere Rechnungen auswählen, können Sie diese hier entfernen - Buchung
Sofern Sie zuvor eine oder mehrere Rechnungen auswählen, können Sie diese hier in die Buchhaltung kopieren. Hierbei werden je nach Einstellungen die PDFs sowie ein kleiner Screenshot mit in den Buchungen angelegt. Die Einstellung finden Sie unter Hilfe -> Einstellungen -> Unternehmen. - PDF Export
Der PDF Export in der Übersicht unterscheidet die Darstellung, je nachdem ob Sie eine oder mehrere Rechnungen ausgewählt haben oder nicht.
Ist keine Rechnung ausgewählt, wird die aktuell angezeigte Liste exportiert. (Wollen Sie alle Rechnungen exportieren, ändern Sie bitte das untere Dropdown Feld entsprechend!)
Sind ein oder mehrere Rechnungen ausgewählt, werden diese in den Einzelansichten aneinanderhängend exportiert. 
Hermes Export
Sofern Sie zuvor eine oder mehrere Rechnungen auswählen, können Sie diese hier als Hermes CSV exportieren. In der folgenden Ansicht sind ausschließlich Rechnungen vorhanden, welche mit Hermes verschickt wurden.
Auch wenn Sie andere Rechnungen ausgewählt haben, sind diese hier nicht enthalten.
Sofern die Ansicht keine Fehler anzeigt, können Sie mit der Funktion Hermes Export das CSV exportieren und herunterladen.
Sind Fehler vorhanden, werden diese direkt angezeigt.
Bitte beachten Sie, dass ein Export hier erst möglich ist, wenn die fehlerhaften Daten korrigiert wurden.
DHL Export
Sofern Sie zuvor eine oder mehrere Rechnungen auswählen, können Sie diese hier als DHL CSV exportieren. In der folgenden Ansicht sind ausschließlich Rechnungen vorhanden, welche mit DHL verschickt wurden.
Auch wenn Sie andere Rechnungen ausgewählt haben, sind diese hier nicht enthalten.
Sofern die Ansicht keine Fehler anzeigt, können Sie mit der Funktion DHL Export das CSV exportieren und herunterladen.
Sind Fehler vorhanden, werden diese direkt angezeigt.
Bitte beachten Sie, dass ein Export hier erst möglich ist, wenn die fehlerhaften Daten korrigiert wurden.- Hilfe
Öffnet die entsprechende Hilfeseite
- Neu
Rechnung Detailansicht
Hier können Sie die ausgewählte Rechnung verändern bzw. eine neue Rechnung anlegen.
Der rechte Informationsbereich sowie Details zum Hauptbereich wurden bereits unter Hilfe -> Erste Schritte -> Die Einzelansichten erläutert.
Bitte beachten Sie, dass bei den Vorgängen der Bildupload nicht verfügbar ist.
Rechnungen wie auch andere Vorgänge haben 4 Accordion Tabs Basisdaten, Kundendaten Rechnungs- & Lieferempfänger, Zusätzliche Informationen und Rechnungspositionen. Dabei sind die Basisdaten und Rechnungspositionen bereits geöffnet.
Sobald Sie einen Kunden auswählen, werden dessen Daten in die Rechnung geladen. Neben Versandart und Bezahlart können Sie die Daten auch unter dem Tab Kundendaten Rechnungs & Lieferempfänger einsehen. Hat der Kunde eine separate Lieferadresse, werden diese Daten ebenfalls geladen. Sie haben hier aber nochmal die Möglichkeit, die geladenen Daten anzupassen.
Ähnliches gilt für den Mitarbeiter, der jedoch bereits ausgewählt ist, wenn Sie eine neue Rechnung anlegen. Dessen notwendige Daten finden Sie im Tab Zusätzliche Informationen, welche weiter unten noch genauer beschrieben ist.
Die 3 Datum Felder können wahlweise fest eingegeben werden, oder mit einem Klick auf den Kalender geöffnet werden. Hier kann dann komfortabel der Tag ausgewählt werden.
Das Erinnerungsdatum wird dabei automatisch ermittelt. Dabei fügt JooWI aktuell vom ausgewählten Rechnungsdatum 10 Tage hinzu.
Der Punkt Bezahlt sperrt nach dem Speichern die Rechnung und setzt eine vorhandene Buchung auf gebucht.
Bitte beachten Sie, dass beim Wechsel offen -> bezahlt die entsprechende Buchung NUR dann als gebucht gesetzt wird, wenn diese nicht bereits gebucht ist!
Mit dem Dropdown Feld Kopieren in können Sie den aktuellen Vorgang in einen beliebigen anderen Vorgang kopieren. Anders als die Kopieren in der Übersicht, kann hier auch ein anderer Vorgang ausgewählt werden. Klicken Sie anschließend auf den Button Kopieren und die Rechnung wird in den neuen Vorgang kopiert.
Der Tab Kundendaten, Rechnungs- & Lieferempfänger enthält ausschließlich Eingabefelder, welcher auf den PDFs erscheinen.
Der Tab Zusätzliche Informationen enthält u.a. Daten der Herkunft, wenn die Rechnung z.b. von einem Shop synchronisiert wurde.
Bei Lieferempfänger können Sie die Versandfirma sowie Verpackung auswählen. Die Versandfirma wirkt sich u.a. auf den Hermes- / DHL-Export aus.
Mitarbeiterdaten enthält notwendige Informationen zum Mitarbeiter und sollte bereits nach Auswahl ausgefüllt sein.
Die Referenz-Nr. ist dann ausgefüllt, wenn z.b. die Rechnung von einem anderen Vorgang kopiert wurde. Hier kann u.a. eingesehen werden, von welchem Angebot eine Rechnung stammt.
Der Rechnungstext erscheint unten auf dem PDF und wird aus den Einstellungen gelesen. Hilfe -> Einstellungen -> PDF Texte. Er kann hier jedoch nochmal bearbeitet werden.
Im letzten Tab, der Rechnungspositionen können Sie die einzelnen Positionen eintragen.
Das Positionshandling ist unter Hilfe -> Erste Schritte -> Die Einzelansichten beschrieben.
Sobald Sie einen Artikel auswählen, wird die komplette Positionszeile für die Auswahl verändert und das Artikel auswählen Feld rutscht ein Stück herunter.
Bei Artikeln werden die Daten aus den Stammdaten automatisch ausgelesen, können jedoch noch weiter bearbeitet werden.
Die Felder Anzahl, Rabatt, Preis (brutto) und Preis (netto) sind miteinander verbunden. Sobald Sie ein Feld ändern und dieses verlassen, wird die Berechnung der anderen Felder ausgeführt.
Nützlicher Hinweis:
Sie können bereits vorhandene Positionen nach oben oder unten verschieben. Klicken und halten Sie dafür lediglich auf die Knopfreihe unter der Positionsnummer der zu verschiebenden Positionszeile und ziehen Sie diese in die gewünschte Richtung.
Funktionen:- Speichern & Schließen
Speichert die Rechnung und kehrt zur Übersicht zurück - Speichern
Speichert die Rechnung und belässt die Detail Ansicht - Stornieren
Speichert die Rechnung und setzt den stornieren Wert. Vorhandene Buchungen werden automatisch entfernt. - Schließen
Schließt den Datensatz. Änderungen werden nicht gespeichert - Kopieren
Hiermit kopieren Sie den aktuellen Vorgang in den im Dropdown-Feld Kopieren in gewählten Vorgang. - Buchung
Die Buchungs-Funktion kopiert die aktuelle Rechnung in die Buchhaltung. Hierbei werden je nach Einstellungen das PDF sowie ein kleiner Screenshot mit in der Buchungen angelegt. Die Einstellung finden Sie unter Hilfe -> Einstellungen -> Unternehmen. - PDF Export
Der PDF Export in der Detail-Ansicht exportiert die aktuelle Rechnung als Einzelansicht. - Senden
Die Senden Funktion verschickt die aktuelle Rechnung an den Kunden sowie den Mitarbeiter. Hierfür sind die E-Mail Felder des Kunden sowie Mitarbeiters notwendig.
Der Gedanke der Kopie an den Mitarbeiter soll eine Versandbestätigung sein. Erhält der Mitarbeiter die Rechnung, kann er davon ausgehen, dass auch der Kunde die Rechnung erhält und der Mailversand ordnungsgemäß funktioniert hat. - Hilfe
Öffnet die entsprechende Hilfeseite
- Speichern & Schließen